O Eco Gestão é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) especializado para o Terceiro Setor, desenhado para facilitar a gestão integrada e eficiente de organizações sociais. Projetado para integrar e automatizar processos em toda a organização, ele abrange desde finanças até recursos humanos, compras e atendimentos, proporcionando uma gestão centralizada e otimizada.

Com módulos estratégicos, o Eco Gestão promove transparência, controle e otimização de recursos, além de oferecer suporte à tomada de decisões baseadas em dados.

Ele organiza informações cruciais, garantindo segurança e facilitando o trabalho dos gestores.

Sua arquitetura baseada na web permite o acesso a recursos pela internet, proporcionando flexibilidade e acessibilidade em qualquer lugar com conexão online.

Além disso, sua característica responsiva permite que o sistema seja acessado de forma conveniente em dispositivos móveis, como smartphones e tablets, além de computadores tradicionais, essencial para uma gestão eficiente em ambientes dinâmicos. O Eco Gestão é composto por 16 módulos integrados, divididos em quatro grandes áreas de atuação, atendendo às necessidades operacionais e institucionais das organizações do Terceiro Setor.

1. Gestão Operacional e de Atendimento

Este conjunto de módulos centraliza e gerencia as atividades que envolvem o atendimento direto aos assistidos e a infraestrutura operacional da instituição, promovendo uma gestão eficiente e de alta qualidade:

• Módulo Social: Centraliza o atendimento dos assistidos, permitindo o registro detalhado de procedimentos e a análise socioeconômica, garantindo alinhamento com os objetivos institucionais.
• Módulo Doações: Gerencia o processo de doações, desde a recepção até a distribuição dos recursos, assegurando que os assistidos recebam o apoio necessário, com total rastreabilidade e transparência.
• Módulo Hotelaria: Gerencia leitos e hospedagens, otimizando a alocação e atendimento aos hóspedes.
• Módulo Refeitório: Controla e organiza as refeições, assegurando qualidade e evitando desperdícios.
• Módulo Recepção: Facilita o agendamento de atendimentos, melhorando a eficiência e qualidade no atendimento ao público.

SOCIAL

Função: Centraliza e gerencia todas as atividades relacionadas ao atendimento dos assistidos pela instituição.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Transparência e Rastreabilidade: Registra detalhadamente todos os procedimentos realizados por profissionais de áreas técnicas (Serviço Social, Psicologia, Medicina, etc.), permitindo que gestores acompanhem o progresso dos assistidos e garantam que os serviços estejam alinhados com as metas da organização.
• Decisões Baseadas em Dados: A análise da situação socioeconômica dos assistidos facilita a tomada de decisões mais assertivas e estratégicas, direcionando recursos de forma eficaz.

DOAÇÕES

Função: Gerencia de forma eficiente todas as doações recebidas, desde a recepção até a distribuição.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Transparência nas Doações: Cada etapa do processo de doação é registrada com precisão, garantindo que os recursos sejam utilizados de maneira justa e alinhada com a missão da instituição.
• Gestão Integrada: O acompanhamento detalhado das doações aumenta a confiança dos doadores e melhora a prestação de contas.

HOTELARIA

Função: Gerencia os leitos e hospedagens oferecidos pela instituição, incluindo o controle de check-in/check-out.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Otimização de Recursos: Acompanhamento preciso da disponibilidade de quartos e leitos, garantindo uma alocação eficiente e evitando desperdícios.
• Qualidade no Atendimento: Melhora a experiência dos hóspedes ao proporcionar uma gestão organizada e eficiente das acomodações.

Função: Registra e gerencia as refeições oferecidas na instituição.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Controle e Qualidade: Acompanhamento detalhado das refeições garante uma gestão eficiente do serviço de alimentação, reduzindo desperdícios e assegurando a qualidade do serviço.
• Eficiência Operacional: Melhora a organização e o controle das refeições, contribuindo para uma gestão mais eficaz dos recursos alimentares.

REFEITÓRIO

Função: Gerencia as atividades de atendimento e agendamento de serviços na instituição.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Organização e Eficiência: Facilita a triagem e o agendamento de atendimentos, melhorando a eficiência no atendimento ao público.
• Qualidade no Atendimento: Proporciona uma experiência de atendimento de alta qualidade, refletindo positivamente na imagem da instituição.

RECEPÇÃO

2. Gestão de Recursos e Patrimônio

Esses módulos garantem o controle eficiente dos recursos físicos e humanos da instituição, maximizando o uso de ativos e gerenciando a equipe de forma estratégica:

• Módulo Patrimônio: Faz o rastreamento e controle dos bens da instituição, desde imóveis até equipamentos, permitindo uma gestão patrimonial eficaz.
• Módulo RH (Recursos Humanos): Centraliza o cadastro e atividades de colaboradores, estagiários, prestadores de serviços e voluntários, promovendo uma gestão de pessoas alinhada às necessidades institucionais.
• Módulo Manutenção: Gerencia manutenções preventivas e corretivas, assegurando a eficiência e a longevidade dos bens da instituição.
• Módulo Transporte: Gerencia a frota de veículos, controlando motoristas, viagens e manutenção, otimizando o uso eficiente do transporte e reduzindo custos operacionais.

PATRIMÔNIO

Função: Gerencia todos os bens da instituição, desde equipamentos até imóveis.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Controle e Rastreamento: Registra a localização, depreciação e movimentação dos bens, garantindo uma gestão patrimonial eficiente e responsável.
• Otimização de Recursos: A gestão centralizada do patrimônio permite uma melhor alocação e utilização dos ativos da instituição.

Recursos Humanos

Função: Gerencia o cadastro e as atividades de colaboradores, estagiários, prestadores de serviço e voluntários.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Transparência e Gestão de Pessoas: Permite o acompanhamento detalhado do desempenho e das necessidades dos colaboradores, garantindo uma gestão de pessoal alinhada com os objetivos institucionais.
• Otimização de Processos: Automatiza tarefas administrativas, liberando tempo para que os recursos humanos possam focar em atividades estratégicas.

Função: Gerencia as atividades de manutenção predial, automotiva e de equipamentos.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Prevenção e Eficiência: Permite a programação de manutenções preventivas, evitando falhas e reduzindo custos com reparos emergenciais.
• Gestão Centralizada: Acompanhar todas as intervenções de manutenção em um único lugar facilita a governança e a alocação de recursos.

MANUTEÇÃO

Função: Gerencia as atividades de manutenção predial, automotiva e de equipamentos.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Prevenção e Eficiência: Permite a programação de manutenções preventivas, evitando falhas e reduzindo custos com reparos emergenciais.
• Gestão Centralizada: Acompanhar todas as intervenções de manutenção em um único lugar facilita a governança e a alocação de recursos.

MANUTEÇÃO

3. Gestão Financeira e Sustentabilidade

Focados na saúde financeira e na otimização dos recursos disponíveis, esses módulos promovem sustentabilidade e eficiência no uso de materiais e do capital da instituição:

• Módulo Financeiro: Centraliza toda a gestão financeira, desde o fluxo de caixa até a criação de orçamentos, promovendo transparência e controle financeiro.
• Módulo Compras: Otimiza o processo de aquisição de suprimentos e serviços, integrando com o módulo financeiro para garantir uma gestão econômica e eficiente.
• Módulo Bazar: Gerencia as operações do bazar, permitindo o controle de produtos e finanças, aumentando a confiança dos doadores e clientes.
• Módulo Suprimentos: Monitora os estoques e necessidades de reposição de materiais, assegurando que a instituição tenha os recursos necessários para seu funcionamento sem excesso de estoque, promovendo uma gestão eficiente e sustentável.

FINANCEIRO

Função: Centraliza a gestão financeira da instituição, incluindo a criação do orçamento da instituição e o acompanhamento do fluxo de caixa.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Transparência Financeira: Geração de relatórios detalhados que permitem uma análise precisa da situação financeira da instituição, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
• Controle e Planejamento: A gestão integrada das finanças garante que os recursos sejam utilizados de forma eficaz e conforme o planejamento orçamentário.

BAZAR

Função: Gerencia as atividades do bazar da instituição, desde o cadastro de produtos até o controle financeiro.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Controle Financeiro: Permite um acompanhamento preciso das entradas e saídas de mercadorias, garantindo uma gestão financeira mais eficiente e transparente.
• Melhoria na Experiência do Cliente: A organização detalhada dos produtos e preços proporciona uma experiência de compra satisfatória, aumentando a confiança dos doadores e clientes.

Função: Simplifica e agiliza o processo de orçamentos e aquisição de suprimentos e serviços necessários para a instituição.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Otimização de Recursos: Facilita a análise e aprovação de orçamentos, assegurando que as compras sejam realizadas de forma econômica e dentro dos limites orçamentários.
• Integração Financeira: A perfeita integração com o módulo financeiro garante transparência e controle nas transações, promovendo uma gestão responsável dos recursos.

COMPRAS

Função: Gerencia as atividades de manutenção predial, automotiva e de equipamentos.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Prevenção e Eficiência: Permite a programação de manutenções preventivas, evitando falhas e reduzindo custos com reparos emergenciais.
• Gestão Centralizada: Acompanhar todas as intervenções de manutenção em um único lugar facilita a governança e a alocação de recursos.

SUPRIMENTOS

4. Gestão Estratégica e Educacional

Voltados para o planejamento estratégico e o acompanhamento de projetos educacionais, esses módulos ajudam a instituição a crescer de forma sustentável e orientada a resultados:

• Módulo Educação: Gerencia as atividades educacionais, proporcionando uma visão abrangente do progresso acadêmico e pedagógico.
• Módulo BI (Business Intelligence): Utiliza ferramentas avançadas de análise de dados, como o Power BI, para gerar relatórios estratégicos que facilitam a tomada de decisões baseadas em indicadores-chave.
• Módulo SUS: Gerencia as operações do bazar, permitindo o controle de produtos e finanças, aumentando a confiança dos doadores e clientes.

EDUCAÇÃO

Função: Gerencia as atividades educacionais da instituição, incluindo o cadastro de professores e alunos, e o planejamento pedagógico.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Qualidade Educacional: Facilita o acompanhamento do progresso acadêmico dos alunos, garantindo que os objetivos educacionais sejam atingidos.
• Gestão Integrada: A centralização das informações educacionais permite uma visão abrangente das atividades, melhorando a alocação de recursos e a eficiência operacional.

BUSINESS INTELLIGENCE

Função: Fornece uma visão estratégica e integrada de todos os aspectos da instituição, utilizando a ferramenta Power BI.

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Decisões Baseadas em Dados: Permite a análise detalhada de indicadores-chave, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
• Melhoria Contínua: A visualização gráfica dos dados permite identificar tendências, oportunidades e áreas de melhoria, promovendo uma cultura de governança orientada a resultados.

Função: Gerencia a integração dos procedimentos realizados pela instituição com o Sistema Único de Saúde (SUS), incluindo o envio de informações via BPA (Boletim de Produção Ambulatorial) e APAC (Autorização de Procedimentos de Alta Complexidade).

Contribuição para Governança e Eficiência:

• Integração com o SIA/SUS: Facilita o envio e recebimento de informações ao Sistema de Informações Ambulatoriais (SIA/SUS), garantindo que os procedimentos realizados pela instituição sejam devidamente registrados e aprovados pelo sistema público de saúde.
• Otimização de Processos: Automatiza a geração e envio de BPA e APAC, reduzindo o trabalho manual e o risco de erros, promovendo uma gestão mais ágil e eficiente das interações com o SUS.
• Gestão Centralizada: Garante que todos os procedimentos e dados de saúde da instituição estejam em conformidade com as exigências do SUS, promovendo maior transparência no relacionamento com o sistema público de saúde.

Com essa adição, o Módulo SUS amplia a capacidade do Eco Gestão de atender às necessidades das instituições que prestam serviços de saúde e mantêm parcerias com o SUS, fortalecendo a governança e a eficiência no uso de recursos públicos.

SUS

O Sistema Eco Doações é um conjunto de estratégias e práticas de negócio, além de tecnologias focadas no relacionamento com o Doador. Ferramenta específica para a Central de Captação de Recursos de Instituições do Terceiro Setor. Essa ferramenta é dividida em cinco módulos: Operacional, Administrativo, Mensageiro, Automatização Bancária e o Portal de Gestão.

O Módulo Operacional do sistema é destinado aos operadores para o gerenciamento da carteira de contribuintes da instituição. Por meio desse módulo, o operador tem todas as informações necessárias para o acompanhamento dos contribuintes e suas contribuições.

Diariamente, após a geração da programação diária, o operador tem em sua tela todos os contribuintes que necessitam ser contatado, classificado por motivo (Repique, Devolvido, Lembrança), o que facilita bastante o desenvolvimento das atividades da sala de operação, gerando maior eficiência no trabalho dos operadores.

O Módulo Administrativo do sistema é destinado aos supervisores e coordenadores para o gerenciamento da carteira de contribuintes da instituição. Por meio desse módulo, os gestores têm todas as informações necessárias para o acompanhamento dos contribuintes e suas doações, bem como as informações estratégias e sintéticas para gerir a Central de Captação de Recursos.

O Módulo Mensageiro é um APP destinado aos mensageiros, onde eles podem programar em tempo real suas rotas e imprimir seus recibos, diretamente em um smartphone com acesso à internet, utilizando uma impressora térmica bluetooth, permitindo agilidade e economicidade de papel.

O Módulo Automatização (ECObrança) permite a integração com os bancos para emissão de boletos, bem como realizar as baixas financeiras de forma automatizada, permitindo recebimentos de doações por diversos tipos de operação: Cartão de Crédito, Débito, Boleto, Débito em Conta, Depósito, Transferência e PIX.

O Módulo Portal de Gestão é uma ferramenta de acompanhamento e monitoramento da Central de Captação de Recursos. Nesta ferramenta é possível aferir a produtividade da equipe de operadores e mensageiros, bem como toda a operação da instituição através de ferramentas BI (Business Intelligence).